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1. PUBLIC PARTICIPATION IN PLANNING WITH

THE "WORKBOOK METHOD"

As a rule, planning related to improvements in the local environment involves residents´organisations as well as professional planners and the municipal decision-making bodies. It is important that all these different instances take part in the workbook process. The whole essence of the workbook method is the very fact that all parties have something to learn from each other, and the best solutions are often worked out if there is open interaction between residents and decision makers/experts. Participation by the residents requires a local organisational apparatus Succesful use of the workbook method process depends on whether or not the residents are taking part in the responsibility of carrying it out. The residents should be the pillars of a secretariat which produces and distributes the workbooks, collects information, adds up findings, and ranges the proposals in order of priority. This means that the residents have to be properly organized (eg. in housing co-operatives, community benefit societies etc), and that there are persons with the initiative, time and capacity to make the necessary effort. This also applies when other interest groups, such as sports clubs, or labour unions, intend to use the method. The decision-making bodies approve, inform and advise When changes in a residential area require the approval of the municipal authorities, it is essential that the municipality takes part in the workbook process. Unless the municipality is positively inclined towards carrying out improvements in the area, the workbook process will lose much of its usefulness. The municipality can take an active, or a less active part. It can initiate and guide the process, it can provide information and maps, or it can be directly engaged in the arrangement. In all cases it is important that the municipal authorities give serious consideration to the proposals for changes in the area that have been given priority. The planner takes part in a mutual process of learning, together with the residents Professional planners from the municipality and from private firms are important elements in the workbook process in several ways. The result of the process, in the form of priority proposals for changes, gives the basis for planning in the area, and it is at this point that the planners` positive attitudes are vital. In the workbook process itself, they can be important sources of information and advice. The planners also have a lot to learn from the residents, so it will be useful for them, from the point of view of their own work, to participate in or take initiative for a workbook process.

2. A DESCRIPTION OF THE WORKBOOK METHOD

The workbookmethod is shown in principle in figure 1. The layout of the workbook itself is shown in figure 2. The figures are taken from an example where the workbook method is used by the residents in a limited area for the purpose of making improvements in the local environment. The organiser could perhaps be the local branch of the community benefit society. The implementation of the process should take place in co-operation with local planning experts The process starts by the benefit society eatablishing a secretariat consisting of interested residents. The secretariat prepares workbook no. 1, possibly in collaboration with other affected parties such as the municipality, planners etc. The book presents all relevant approaches to problems in the area. It is printed and distributed from door to door to all households in the area. The residents write their comments in the book, which is collected after 2-3 weeks. The secretariat is responsible for the actual distribution and collecting of the books, as well as for advising the residents how to fill them in. On the basis of the collected books, the secretariat is able to prepare workbook no. 2. This new book contains a summery of the proposals from all those who took part in the first phase, perhaps supplemented by new information. Workbook no. 2 is distributed to all households personally at the door. At the same time, the residents are invited to take part in group work and discussions at a number of evening meetings, where the contents of the book are discussed. The most suitable size for these discussion groups is from three to five persons. The groups consider the proposed measures and range them in order of priority, perhaps in co-operatin with experts from the different municipal services. The proposals are noted in workbook 2, or in minutes from each meeting. Finally, the secretariat arranges a general meeting on the basis of the filled in book or the minutes from all the working groups of arriving at priorities that are jointly agreed upon. The secretariat presents the result in workbook nr. 3, which is sent to the municipality for political consideration and implementation. In this way, workbooks nos. 1, 2 and 3, become both agenda and case documents in th participation process. The layout of the workbooks When deciding the layout of the workbooks, it is important to remember that: - the relevant problems should be presented pictorially, by either a photograph or a drawing, newspaper cutting etc. - there should be a brief explanation of the reason for including a particular topic, if necessary supplemented by information about any suggestions for solving the problem, the possibilities of obtaining loans, subsidy arrangements, experience from similiar problems etc. - questions are asked, or opinions expressed, which are directly related to the illustrations and the information presented. We have learned from experience that the most suitable size for the book is A4, sideways on, where the left-hand page contains illustrations and information, and the right-hand side the questions to be answered.

3. RESOURCES AND FINANCING

The cost of carrying out the workbook process include preparation and printing of the workbooks, concultants` salaries etc. and administration. The total costs will very much depend on how voluntary work is done by the "grass root" participants. A normal estimate for a workshop process where the books are printed in 200 copies is approximately 25.000.- kroner, excluding the cost of any consultants assistance. As for the time needed, the entire process can be calculated to take at least one year.

4. GENERAL ADVICE ON THE CARRYING OUT OF THE PROCESS

The content of the workbook should be relevant and up-to-date. It is important that the workbook concentrates on cases in which the public are directly interested at the time. The content must also be adapted to the different target groups. Whether these are young peaple, elderly, handicapped persons, or all the residents in a particular area. Furthermore, the contents must not serve to manipulate. The person/persons preparing the workbook can distort or manipulate the content so that certain interests groups are excluded and others given too favourable attention. Such attempts will often defeat the purpose, among other things by causing reduced interests. Sending out the books to the different interest groups for brief comments will prevent them from becoming "blased". A simplified workbook process - with no illustrations It is not always necessary to prepare a complete workbook. If the need is simply to make records on maps, for example, of areas that are dangerous for children, the basic material can be a folder, with printed instructions, containing the registration material, maps and record form. See figure 3. A simplified arrangement of this kind has been used in several places in the country by the Action Committee for the Prevention of Accidents to Children.

 

1. Partizipation der Öffentlichkeit im Planungsprozess mit

der "Arbeitsbuch Methode"

In der Regel betreffen Planungen zur Verbesserungen des lokalen Umfelds sowohl Bewohner Organisationen als auch Fachplaner und kommunale Entscheidungen treffende Körperschaften. Es ist wichtig, dass alle diese verschiedenen Instanzen am Arbeitsbuch Verfahren teil nehmen. Die Quintessenz der "Arbeitsbuch Methode" ist die Tatsache, dass alle Seiten von einander lernen können; die besten Lösungen werden oft durch offene Interaktionen zwischen Bewohnern und Entscheidungsträgern / Experten erarbeitet. Die Partizipation der Bewohner erfordert einen lokalen Organisationsapparat. Die erfolgreiche Umsetzung der "Arbeitsbuch Methode" hängt davon ab, ob die Bewohner an der Verantwortung der Durchführung teilnehmen oder nicht. Die Einwohner sollen die Säulen eines Sekretariats sein, das "Arbeitsbücher" herstellt und verteilt, Informationen sammelt, Befunde ergänzt und die Vorschläge nach Prioritäten reiht. Dies bedeutet, dass die Einwohner gut organisiert sein müssen und dass es Leute mit der nötigen Zeit und Kapazität für die notwendigen Bemühungen gibt. Dies gilt auch, wenn andere Interessensgruppen, so wie Sportvereine oder Gewerkschaften vorhaben, diese Methode anzuwenden. Die Entscheidungen treffenden Körperschaften stimmen zu, informieren und beraten. Wenn Veränderungen in einer Wohnumgebung die Zustimmung der kommunalen Behörden notwendig machen, ist es essentiell, dass die Kommune am "Arbeitsbuch Prozess" teilnimmt. Wenn die Kommune der Durchführung von Verbesserungsmaßnahmen im jeweiligen Gebiet nicht positiv gegenüber steht, verliert der "Arbeitsbuch Prozess" viel von seiner Nützlichkeit. Die Kommune kann einen aktiven oder weniger aktiven Teil übernehmen. Sie kann den Prozess initieren und führen, Informationen und Karten zur Verfügung stellen oder sie kann direkt an der Organisation beteiligt sein. In allen Fällen ist es wichtig, dass die kommunalen Behörden die Veränderungsvorschläge, welchen Priorität eingeräumt wurde, ernsthaft in Betracht ziehen. Die Planer nehmen direkt teil am gegenseitigen Lernprozess, zusammen mit den Bewohnern. Professionelle Planer sowohl von der Kommune als auch von privaten Büros sind auf verschiedene Art und Weise wichtige Elemente des "Arbeitsbuch Prozesses" Das Ergebnis des Verfahrens, in Form von Veränderungsvorschlägen nach Prioritäten gereiht, ist die Basis für Planungen im Gebiet und daher ist die positive Einstellung der Planer essentiell. Im "Arbeitsbuch Verfahren" selbst können sie wichtige Quellen für Information und Beratung sein. Die Planer haben auch eine Menge von den Bewohnern zu lernen, so wird es in Hinblick auf ihre eigene Arbeit für sie sinnvoll sein, am "Arbeitsbuch Verfahren" teilzunehmen bzw. ein solches zu initieren.

2. Eine Beschreibung der "Arbeitsbuch Methode"

Die "Arbeitsbuch Methode" wird prinzipiell in Abbildung 1 dargestellt. Das Layout des "Arbeitsbuches" selbst wird in Abbildung 2 gezeigt. Die Darstellungen sind von einem Beispiel übernommen, wo die "Arbeitsbuch Methode" von den Bewohnern eines begrenzten Gebiets zum Zwecke der Verbesserung ihres unmittelbaren Umfeldes verwendet wird. Die Organisation kann beispielsweise die lokale Niederlassung einer Sozial- oder Wohlfahrtseinrichtung übernehmen. Die Implementierung des Prozesses sollte in Kooperation mit lokalen Planungsexperten erfolgen. Der Prozess beginnt mit der Einrichtung eines Sekretariats durch die Sozialeinrichtung bestehend aus interessierten Bewohnern. Das Sekretariat bereitet das "Arbeitsbuch Nr. 1" vor, nach Möglichkeit in Kooperation mit anderen betroffenen Institutionen wie Kommune, Planer etc. Das Buch präsentiert alle relevante Zugänge zu den Problemen im Gebiet. Es wird gedruckt und an alle Haushalte im Gebiet verteilt. Die Bewohner schreiben ihre Kommentare im Buch nieder, dieses wird nach 2 - 3 Wochen wieder eingesammelt. Das Sekretariat ist verantwortlich für die Verteilung und Einsammlung der Bücher, ebenso für die Beratung der Bewohner beim Ausfüllen des Buchs. Auf Basis der eingesammelten Bücher ist das Sekretariat im Stande, das "Arbeitsbuch Nr. 2" vorzubereiten. Dieses neue Buch beinhaltet eine Zusammenfassung der Vorschläge all derer, die an der ersten Phase teilgenommen haben, vielleicht ergänzt durch neue Informationen. "Arbeitsbuch Nr. 2" wird persönlich an alle Haushalte verteilt. Zur selben Zeit sind die Einwohner eingeladen, an Gruppenarbeiten und Diskussionen bei zahlreichen abendlichen Meetings, wo die Inhalte des Buchs diskutiert werden, teilzunehmen. Die beste Größe für diese Diskussionsgruppen sind drei bis fünf Personen. Die Gruppen überlegen die vorgeschlagenen Maßnahmen und reihen diese nach Prioritäten, vielleicht in Kooperation mit Experten von verschiedenen kommunalen Einrichtungen. Die Vorschläge werden im "Arbeitsbuch 2" oder in Protokollen der Meetings festgehalten. Schlussendlich organisiert das Sekretariat eine Generalversammlung auf Basis der ausgefüllten Bücher und der Protokolle aller Arbeitsgruppen ? Das Sekretariat präsentiert das Resultat im "Arbeitsbuch 3", das an die Kommune zur politischen Entscheidung und Durchführung geschickt wird. Auf diese Art werden die "Arbeitsbücher 1, 2 und 3" gleichzeitig Agenda und Fall Dokumente des Partizipationsverfahrens. Das Layout der "Arbeitsbücher" Bei der Festlegung des Layouts des "Arbeitsbuches" ist es wichtig, folgendes zu beachten: - Die relevanten Probleme sollten bildhaft entweder durch ein Foto, eine Zeichnung oder einen Zeitungsausschnitt dargestellt werden - Es sollte eine kurze Erklärung geben, warum ein bestimmtes Thema aufgenommen wird, wenn notwendig ergänzt durch Informationen über Vorschläge zur Lösung des Problems, die Möglichkeiten Kredite zu erhalten, Subventionsvereinbarungen, Erfahrungen mit ähnlichen Problemen etc. _ Fragen werden gestellt oder Meinungen ausgedrückt, die direkt Bezug nehmen zu den Abbildungen und zu den Informationen. Wir wissen aus Erfahrung, dass das am besten geeignete Buchformat A4 ist, fortführend, wo die linke Seite die Abbildungen und Illustrationen enthält und die rechte Seite die Fragen, die es zu beantworten gilt.

3. Ressourcen und Finanzierung

Die Kosten zur Durchführung eines "Arbeitsbuch Prozesses" beinhalten Vorbereitung und Druck der "Arbeitsbücher", Beraterkosten und Administration. Die Gesamtkosten werden sehr stark davon abhängen, wieviel Arbeit freiwillig von den Teilnehmern getan wird. Eine normale Schätzung für einen "Arbeitsbuch Prozess", bei dem die Bücher mit einer Auflage von 200 Stück gedruckt werden ist ungefähr 25.000 Kronen, exklusive den Kosten für Unterstützung durch Berater. Was den nötigen Zeitraum anbelangt, kann für den gesamten Prozess zumindest ein Jahr kalkuliert werden.

4. Allgemeine Hinweise zur Durchführung des Verfahrens

Der Inhalt des Buches sollte relevant und am letzten Stand sein. Es ist wichtig, dass das Arbeitsbuch sich auf Themen konzentriert, an welchen die Öffentlichkeit zum Zeitpunkt direkt interessiert ist. Der Inhalt muss auch den verschiedenen Zielgruppen angepasst sein. Ob dies junge Leute sind, oder ältere, behinderte Menschen, oder alle Bewohner in einem bestimmten Gebiet. Darüberhinaus dürfen die Inhalte nicht der Manipulation dienen. Die Person/en, die die Arbeitsbücher vorbereiten, können Inhalte verzerren oder manipulieren so dass gewisse Interessensgruppen ausgeschlossen sind oder bevorzugt behandelt werden. Solche Versuche machen oft den Sinn zunichte, unter anderem in dem sie das allgemeine Interesse reduzieren. Indem die Bücher im Voraus an verschiedene Interessensgruppen für Kurzkommentare ausgeschickt werden, wird eine "Vernichtung" verhindert. Ein simplifizierter "Arbeitsbuch Prozess" ohne Abbildungen Es ist immer notwendig, ein komplettes Arbeitsbuch vorzubereiten. Wenn der Bedarf nur darin besteht, Eintragungen auf Karten zu machen, zum Beispiel von Gegenden, die für Kinder gefährlich sind, kann das Basismaterial ein Folder sein, mit gedruckten Instruktionen, Eintragungsunterlagen, Karten und Protokoll Formularen. - siehe Abbildung 3. Eine simplifizierte Organisationsform dieser Art wurde an mehreren Orten im Land durch das Aktionskommitee zur Verhinderung von Unfällen von Kindern angewandt.

(Figuren will bald kommen!)